Registrierkasse – Neue Anforderungen

Registrierkasse – Neue Anforderungen

Ab 1. April 2017 müssen laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) alle Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung zur Umsetzung der Manipulationssicherheit ausgestattet sein. Der Schutz vor Manipulation wird über die Anwendung eines QR-Codes am Beleg erfolgen. Der Beleginhalt wird dementsprechend ab 1. April 2017 verpflichtend um den QR-Code erweitert. Dieser QR-Code ist ein zweidimensionales Symbol, der den für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlichen Signatur- bzw. Siegelwert enthält, dem Unternehmer eindeutig zugeordnet wird und folgende Informationen beinhaltet:

  • Ordnungsbegriff des Unternehmers (UID)
  • Wert des OID „Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber“
  • Seriennummer des Signaturzertifikats
  • Beginn und Ende der Gültigkeit

Der Signaturwert verkettet die jeweiligen Barumsätze der Registrierkasse chronologisch miteinander, wobei eine Manipulation diese Verkettung unterbrechen würde. Die Unterbrechung der Barumsatzverkettung führt insofern zum Nachweis einer Manipulation.

Folgende Schritte sind für die ordnungsgemäße Erfüllung der Registrierkassensicherheitsverordnung erforderlich:

1.       Update der Registrierkassensoftware

Die Registrierkasse muss ab 1. April die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen, weshalb es zu einem allfälligen Update der Software der jeweiligen Registrierkasse kommen kann. Bitte achten Sie darauf zeitgerecht mit dem jeweiligen Lieferanten der Registrierkassensoftware Kontakt aufzunehmen, um die Funktionsfähigkeit ab 1. April 2017 garantieren zu können. Ein Update der Software oder ein evt. Neukauf müssen zur vollständigen Erfüllung der RKSV bis 31. März 2017 erfolgt sein, weshalb antizipativ bereits einige Tage vor Fristende die Funktionsfähigkeit sichergestellt werden sollte.

 

2.       Beschaffung der Sicherheitseinrichtung und Inbetriebnahme

Die Sicherheitseinrichtung kann entweder über eine Chipkarte mit Kartenlesegerät oder über einen USB-Stick mit zu integrierender SIM-Karte erfolgen. Bitte achten Sie darauf, dass mehrere Kassen eines Unternehmens mit einer Registrierkassensignaturkarte betrieben werden können. Eine Registrierkassensignaturkarte pro Filiale (Standort) wird jedoch von den Kartenherstellern empfohlen.

Die Signaturkarte gilt des Weiteren für jeden einzelnen Unternehmer, weshalb gewährleistet werden muss, dass bei einer mehrmandantenfähigen Registrierkassensoftware (bspw. bei Ärzten, …) der Zugriff auf die Signatureinheit pro Unternehmer (Firma) gewährleistet ist.

Bitte beachten Sie, dass es ratsam sein kann, eine zweite Karte zur Sicherheit vorliegen zu haben, welche im Notfall als Ersatz eingesetzt werden kann!

Die Sicherheitseinrichtung kann bei einem der folgenden in Österreich zugelassenen Vertrauensanbieter angeschafft werden:

  • A-Trust GmbH
  • Global Trust GmbH
  • PrimeSign GmbH

Die Bestellung kann aufgrund von Lieferschwierigkeiten etwas Zeit in Anspruch nehmen, weshalb auf die umgehende Bestellung hingewiesen wird!

 

3.       Anschluss der Sicherheitseinrichtung bei der Registrierkasse

Die Sicherheitseinrichtung kann wie bereits weiter oben angeführt entweder über eine Chipkarte mit Kartenlesegerät oder über einen USB-Stick erfolgen. Diese Komponenten sind der Registrierkasse anzuschließen, wobei eine Internetverbindung für den Folgeschritt der Online-Signatur nötig ist.

 

4.       Registrierung der Sicherheitseinrichtung und der Registrierkasse im FinanzOnline

Eine Anmeldung der Registrierkassen kann bereits seit August 2016 vorgenommen werden. Im Sinne der Registrierkartensicherheitsverordnung müssen sowohl die Registrierkasse als auch die Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline angemeldet werden. Hierbei erhalten Sie folgende Informationen:

  • Teilnehmer-Identifikation
  • Benutzer-Identifikation
  • PIN.

Die Anmeldung der Sicherheitseinrichtung bei FinanzOnline erfordert folgende Informationen:

  • Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
  • Vertrauensdienstanbieter
  • Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
  • Format der Seriennummer
  • AES Schlüssel der Registrierkasse

Die Anmeldung kann vom Unternehmer selbst durchgeführt, vom Steuerberater vorgenommen oder über ein Webservice eingerichtet werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Anmeldung Ihrer Registrierkasse, um eine sichere Vorgehensweise und die Erfüllung der RKSV zu gewährleisten.

 

5.       Erzeugung eines Startbelegs und Überprüfung

Der Startbeleg ist der erste Beleg nach Umstellung auf die Registrierkartensicherheitsverordnung oder bei Neukauf einer RKSV-tauglichen Registrierkasse, wobei der Umsatzzähler unbedingt Null sein muss. Dieser Startbeleg muss im ersten Schritt geprüft werden und des Weiteren bei der Neuanmeldung (nicht bei Wechsel der Sicherheitseinrichtung oder nach Reparatur) an FinanzOnline übermittelt werden. Die Prüfung kann hierbei entweder mittels Webservice FINON oder mittels BMF Belegcheck App (Download unter www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html) stattfinden.

 

6.       Übermittlung des geprüften Startbelegs an FinanzOnline

Wie bereits im vorherigen Punkt angeführt, ist der geprüfte Startbeleg an FinanzOnline zu übermitteln.

 

7.       Auftritt von Fehlern

Ein Datenverlust sollte unbedingt dokumentiert werden, wobei die Einrichtung eines neuen Datenerfassungsprotokolls und die Verwendung des Signaturwerts des vorhergehenden Barumsatzes bzw. des zuletzt verfügbaren Barumsatzes erforderlich ist. Durch diese Anknüpfung kommt es zu einem Sammelbeleg, welcher alle notwendigen Informationen nach dem Ausfall enthält.

Hierbei weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass die Aufzeichnungspflicht uneingeschränkt eingehalten werden muss.

Im Falle eines Systemausfalls kann zwischen folgenden Alternativen gewählt werden:

  • Eine Erfassung über eine andere Registrierkasse
  • Erfassung ohne Sicherheitseinrichtung über einen entsprechenden Andruck auf Bon („Sicherheitseinrichtung ausgefallen“) und signierter Sammelbelegerstellung bei Wiederinbetriebnahme
  • Erfassung der Barumsätze auf Papier, wobei die Zweitschriften aufbewahrt und nacherfasst werden müssen.

Achten Sie bitte unbedingt auf die Tatsache, dass ein nicht nur vorübergehender Ausfall (Ausfall dauert länger als 48 Stunden) ohne unnötigen Aufschub (innerhalb einer Woche) an FinanzOnline zu melden ist und dies eine neue Registrierung erforderlich macht!

 Eine Meldung an FinanzOnline mit Begründung und Angabe zum Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme hat des Weiteren zu erfolgen bei:

  • Diebstall oder Verlust der Registrierkasse
  • Funktionsverlust
  • Außerbetriebnahme (Achtung: Hierbei ist ein Schlussbeleg zu drucken)

 

8.       Beginn des laufenden Betriebes

Nach Inbetriebnahme ist nach der RKSV die Erstellung eines Monatsbeleges unbedingt vorzunehmen. Der sogenannte Nullbeleg kann hierbei je nach Registrierkasse manuell oder automatisch gezogen werden. Die Prüfung ist hierbei ident zur Startbelegprüfung.

Des Weiteren bedarf es eines Jahresbelegs, dessen Prüfung und einer Übermittlung an FinanzOnline. Die Erstellung des Jahresbeleges erfolgt unabhängig eines abweichenden Wirtschaftsjahres am Ende des Kalenderjahres (31.12.), gleicht somit dem Monatsbeleg Dezember und ist bis 15. Februar des Folgejahres durchzuführen.

Zusätzlich sei darauf hinzuweisen, dass eine Datensicherung (Datenerfassungsprotokoll) zumindest einmal im Quartal auf elektronischen externen Medien (z.B.: USB Stick, DVD) zu erfolgen hat.

 

Praxistipp: Bitte vergewissern Sie sich, ob der aktuell vorliegende Drucker für die Anforderungen der RKSV (Druck des QR-Codes) geeignet oder ob eine Ersatzanschaffung notwendig ist.

 

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